# Invoice

Invoice ist neben [Pages](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools/pages), [Paylink](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools/paylink), [QR Pay](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools/qr-pay), [Terminal](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools/terminal) und [Donation](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools/donation) eines der sechs [E-Commerce-Tools](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/tools) von Payrexx, die Händler dabei unterstützen, ihre Produkte zu verkaufen und Zahlungen zu empfangen.

Mit dem Tool "Invoice" erstellst Du im Handumdrehen Rechnungen, die Du per E-Mail an Deine Kunden schicken kannst. Die Kunden können ihre Rechnungen bequem mit einigen wenigen Klicks online bezahlen.

## Funktionen

* ✅ E-Mail-Versand
* ✅ Skonto
* ✅ Mahnungen
* ✅ Statusübersicht
* ✅ Dateianhänge
* ❌ Import- und Exportfunktion
* ❌ Stapelverarbeitung
* ❌ Upselling

## Erstellen einer Rechnung

{% hint style="info" %}
Bitte beachte, dass Du bei Payrexx [eingeloggt](https://login.payrexx.com/de) sein musst, bevor Du beginnst. Falls Du noch kein Konto hast, [registriere](https://signup.payrexx.com/de/email-validation/) Dich bitte bei Payrexx.
{% endhint %}

Führe in der Händler-Administration Deines Payrexx-Kontos die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen:

* Navigiere im Hauptmenü zu **Invoice**.
* Klicke oben rechts auf die grüne Schaltfläche "Erstellen".

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du verschiedene Einstellungen zur Rechnung vornehmen kannst. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind gegliedert in die Themen [Empfänger und allgemeine Parameter](#empfanger-und-allgemeine-parameter), [Rechnungspositionen](#rechnungspositionen) sowie [Anmerkungen, Dateianhänge und Einstellungen](#anmerkungen-dateianhange-und-einstellungen).

### Empfänger und allgemeine Parameter

In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FtjXOkkXcgO7wkrUok71t%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=837be3c3-5d13-433a-a69f-efd62c0f45da" alt=""><figcaption><p>Erstellen einer Rechnung: Erfassen des Empfängers und allgemeiner Rechnungsparameter</p></figcaption></figure></div>

1. **Empfänger**: Klicke ins Feld und erfasse den Namen, die Anschrift und die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers.
2. **Rechnungsdatum:** Lege fest, von welchem Tag die Rechnung datiert.
3. **Fällig in**: Definiere, innerhalb wie vieler Tage die Rechnung beglichen werden soll.
4. **Periode der Leistung**: Erfasse den Zeitraum, auf den sich die in Rechnung gestellte Leistung bezieht. Du kannst das Feld auch nutzen, um das Lieferdatum anzugeben. In diesem Fall füllst Du einfach nur eines der beiden Felder aus.
5. **Sprache**: Wähle die Sprache der Rechnung aus. Es stehen diejenigen Sprachen zur Auswahl, die Du in den [Einstellungen](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/einstellungen/allgemein/mehrsprachiges-frontend) hinterlegt hast.
6. **MWST:** Lege fest, ob die Leistung mehrwertsteuerpflichtig ist oder nicht. Je nach Auswahl wird die entsprechende Information auf der PDF-Rechnung angezeigt. Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
   1. **Steuerpflichtig**: Wähle diese Standardeinstellung, wenn die Mehrwertsteuer ganz normal auf die Rechnung angewendet werden soll.
   2. **Nicht MWST-pflichtig**: Wähle diese Option, wenn Deine Organisation unter die Kleinunternehmerregelung fällt und somit nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.
   3. **Steuerfreie Leistung**: Wähle diese Option für steuerbefreite Lieferungen oder Dienstleistungen (z. B. bestimmte kulturelle Dienstleistungen oder Bildungsangebote).
   4. **Exportlieferung**: Wähle "Exportlieferung" für Verkäufe ausserhalb des eigenen Wirtschaftsraums (z. B. aus der Schweiz in die EU). Solche Exporte sind in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit.
   5. **Innergemeinschaftliche** **Lieferung**: Wähle diese Option für grenzüberschreitende Verkäufe an Geschäftskunden innerhalb der EU. Sie wird in Verbindung mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers verwendet.
   6. **Reverse** **Charge**: Wähle "Reverse Charge", wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dies ist bei bestimmten innergemeinschaftlichen Dienstleistungen oder Lieferungen der Fall.

### Rechnungspositionen

In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FObmXH9D3eA9t0ZEBROpi%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=aaffa136-24a4-45a0-9473-c8d12b9328ad" alt=""><figcaption><p>Erstellen einer Rechnung: Erfassen der Rechnungspositionen</p></figcaption></figure></div>

1. **Titel und Beschreibung**: Wähle einen aussagekräftigen Titel für das Produkt oder die Dienstleistung, die in Rechnung gestellt wird. Optional kannst Du unter Produktbeschreibung weitere Informationen hinzufügen. Durch Klick auf "Rechnungspositionen hinzufügen" kannst Du weitere Produkte oder Dienstleistungen erfassen, die auf der selben Rechnung erscheinen sollen.
2. **Anzahl:** Lege für jede Rechnungsposition fest, um wie viele Einheiten es sich handelt.
3. **Preis:** Definiere den Preis der jeweiligen Rechnungsposition.
4. **Rabatt:** Gewähre dem Kunden optional einen Rabatt – entweder prozentual oder in Form eines fixen Betrages.
5. **Steuer:** Wähle den Mehrwertsteuersatz aus. Es stehen diejenigen Sätze zur Verfügung, die Du in den [allgemeinen Einstellungen](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/einstellungen/allgemein#einstellungen-zur-mehrwertsteuer) hinterlegt hast.
6. **Versandkosten:** Füge optional einen Fixbetrag für die Versandkosten hinzu.
7. **Applikationsgebühr:** Erfasse optional eine Applikationsgebühr in Form eines Fixbetrages.&#x20;
8. **Skonto:** Gewähre dem Kunden optional ein Skonto, sprich einen prozentualen Preisnachlass bei frühzeitiger Bezahlung.

### Anmerkungen, Dateianhänge und Einstellungen

In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2Fq4lT4kV47zsxDiBxwO1O%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f68939cf-8883-47d2-920f-ce13749f3695" alt=""><figcaption><p>Erstellen einer Rechnung: Anmerkungen, Dateianhänge und Einstellungen</p></figcaption></figure></div>

1. **Mitteilung an Empfänger:** Erfasse optional eine Mitteilung an den Rechnungsempfänger. Der Text erscheint auf der Rechnung unterhalb des Betreffs.
2. **Nutzungsbedingungen**: Erfasse optional Nutzungsbedingungen. Diese Informationen erscheinen auf der Rechnung unterhalb des Totalbetrages und der Zahlungsfrist.
3. **Dateianhänge**: Lade optional bis zu drei Anhänge in PDF-Form hoch. Die Dateien werden als Anhänge zusammen mit der Rechnung versendet.
4. **Zahlungsanbieter**: Wähle aus, über welche(n) Zahlungsanbieter der Kunde seine Rechnung begleichen können soll.
5. **Bankverbindung**: Erfasse Deine Bankverbindung, damit der Kunde eine Überweisung vornehmen kann. Wenn Du das Feld leer lässt, kann der Kunde trotzdem bezahlen, indem er den QR-Code auf der Rechnung verwendet, der die in Deinem Payrexx-Konto hinterlegten Bankdaten beinhaltet.&#x20;
6. **Look & Feel Profil**: Wähle das Design aus, in dem die Rechnung gestaltet sein soll. Es stehen die unter [Look & Feel](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/einstellungen/look-and-feel) hinterlegten Profile zur Auswahl.

Vergiss nicht, auf "Speichern" zu klicken, um die Rechnung zu erstellen.

## Überprüfen und abschliessen der Rechnung

Payrexx gibt Dir die Möglichkeit, die erstellte Rechnung zu überprüfen, bevor Du sie dem Kunden zustellst:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FHKuLiFmf3q12589h7OEH%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f49bd341-c412-431c-9e5f-16d916b55065" alt=""><figcaption><p>Überprüfen, Abschliessen und Versenden der erstellten Rechnung</p></figcaption></figure></div>

1. **Rechnung herunterladen:** Lade die Rechnung als PDF herunter.
2. **Anzeigen:** Öffne und überprüfe die Bezahlseite, so wie sie dem Kunden auch angezeigt werden wird.
3. **Bearbeiten:** Nimm letzte Anpassungen an der Rechnung vor, bevor Du sie versendest.
4. **Rechnung abschliessen:** Alles in Ordnung? Dann klicke auf die grüne Schaltfläche. Es erscheint danach ein Fenster, in dem Du letzte Einstellungen vornehmen kannst. Klicke dort auf "Abschliessen", um die Rechnung zu versenden.

{% hint style="info" %}
Falls Du die Rechnung über einen anderen Kanal versenden möchtest, lass die Checkbox leer und klicke danach auf "Abschliessen".
{% endhint %}

## Benachrichtigungen verwalten

Navigiere zu **Einstellungen > Benachrichtigungen**, um zusätzliche Empfänger für den Versand der Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen festzulegen. Weitere Informationen findest Du im folgenden Artikel:

{% content-ref url="../einstellungen/benachrichtigungen" %}
[benachrichtigungen](https://docs.payrexx.com/merchant/payrexx-administration/einstellungen/benachrichtigungen)
{% endcontent-ref %}

## Rechnung aus Kundensicht

Der Kunde erhält eine E-Mail mit folgendem Inhalt:

1. [Link](#rechnung-online-bezahlen), um die Rechnung online zu bezahlen
2. Rechnung als [PDF](#rechnung-als-pdf) im Anhang

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FpCohfEkBRIDEgPU2oEq7%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=0c8ac614-d99e-4af7-a3de-c10592583910" alt=""><figcaption><p>E-Mail mit Zahlungslink und Rechnung im Anhang</p></figcaption></figure></div>

### Rechnung online bezahlen

Durch Anklicken des Buttons "Rechnung online bezahlen" landet der Kunde direkt auf der Bezahlseite. Dort wird auf der linken Seite die eigentliche Rechnung angezeigt, während sich auf der rechten Seite das Formular zum Bezahlen befindet. Ausserdem kann die Rechnung als PDF heruntergeladen werden:

<div align="left"><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FDIhbyudzsyEVRDEWMIGx%2FDE_007.png?alt=media&#x26;token=6a806799-4b41-4f90-8e20-8db6e2253d22" alt="Rechnung und Bezahlseite aus Kundensicht"></div>

### Rechnung als PDF

Auf der ersten Seite der Rechnung befinden sich die folgenden Informationen:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FUXAyy1jw43LF59hjrmvV%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f294cd37-b41a-4c1f-9457-12890b1f29ea" alt=""><figcaption><p>Rechnung als PDF: Seite 1 von 2</p></figcaption></figure></div>

1. **Empfänger- und Rechnungsdaten:** Daten des Empfängers, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit
2. **Rechnungsdetails:** Angaben zu den Produkten oder Dienstleistungen und Preisen
3. **Online bezahlen:** Link zur Onlinebezahlung der Rechnung und Anzeige der Zahlungsmittel, die verwendet werden können
4. **Bankangaben**: Informationen zum Begleichen der Rechnung mittels Banküberweisung

Auf der zweiten Seite des PDF-Dokuments befindet sich die eigentliche Rechnung:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FyBvoXStS1gBjv12BfQ75%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b6da38f7-d225-41fa-9a55-dc7a8aa3e2fb" alt=""><figcaption><p>Rechnung als PDF: Seite 2 von 2</p></figcaption></figure></div>

1. **Konto:** Angaben um Bankkonto inklusive IBAN-Nummer zum Durchführen der Banküberweisung
2. **QR-Code:** QR-Zahlungscode zum Begleichen der Rechnung
3. **Referenz:** Die SCOR-Referenznummer vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Buchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Dank der SCOR-Referenznummer kann die Rechnung auch von internationalen Kunden beglichen werden. Voraussetzung für den Einsatz von SCOR ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

## Rechnungen als bezahlt markieren

Wenn ein Kunde seine Rechnung über Payrexx begleicht, wird der Zahlungsstatus automatisch aktualisiert. Es kann allerdings vorkommen, dass ein Kunde seine Rechnung ausserhalb von Payrexx, zum Beispiel in bar oder mittels Banküberweisung, begleicht, wodurch der Zahlungsstatus nicht aktualisiert werden kann.

In solchen Fällen hast Du die Möglichkeit, dem Zahlungsstatus selbst zu aktualisieren:

1. Öffne unter **Invoice** die betreffende Rechnung im Bearbeitungsmodus.
2. Klicke auf die Schaltfläche "Als bezahlt markieren":

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2FGMvoDCWIB9fLMMUKgoTh%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=853874e1-058c-4f34-bbfa-bc462a613138" alt=""><figcaption><p>Manuelles Aktualisieren des Zahlungsstatus einer Rechnung</p></figcaption></figure></div>

3. Bestätige, indem Du auf die Schaltfläche "Als bezahlt markieren" klickst:

<div align="left"><figure><img src="https://3244062149-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MYJhU4qriZCz_Wxs0T0-543259558%2Fuploads%2F61MIy1WfOrEQHgGNbXwg%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ea0bac24-3923-4bb9-b8e2-0077e96f9ca6" alt="" width="524"><figcaption><p>Eine Rechnung in Payrexx als "bezahlt" markieren</p></figcaption></figure></div>

{% hint style="success" %}
Teilweise bezahlte Rechnungen können auf dem oben beschriebenen Weg ebenfalls als bezahlt markiert werden. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn ein offener Restbetrag ausserhalb von Payrexx beglichen wurde, beispielsweise bar, per Banküberweisung oder über einen anderen Kanal.
{% endhint %}