Invoice
Mithilfe des Invoice Tools können digitale Rechnungen anhand verschiedenen Parametern erstellt werden. Diese Rechnungen werden anschliessend per Mail versendet. Der Empfänger kann einen Button anklicken und wird zur einer Zahlungsseite weitergeleitet.
Melden Sie sich in Ihrem Payrexx Konto an und gehen Sie zu «Invoice». Klicken Sie anschliessend auf «Erstellen».
Gestalten Sie Ihre Rechnung nach Ihren Wünschen. Dabei stehen Ihnen folgende Positionen einer Rechnung zur Verfügung:
- Name des Rechnungsempfängers: Geben Sie links oben den Namen des Rechnungsempfängers und dessen Adresse ein.
- Fälligkeitsdatum: Stellen Sie oben rechts ein, wann die Rechnung fällig sein soll.
- Periode der Leistung: Gleich unterhalb des Fälligkeitsdatums können Sie die Periode der Leistung eintragen - Sie k önnen dieses Feld auch für eine Angabe des Lieferdatums nutzen.
- Sprache: Die Sprache der Rechnung.
- Titel des Produkts: Unterhalb von «Rechnungspositionen» und «Beschreibung» können Sie den Namen, des vom Kunden bestellten Produkts eintragen. Sollten Sie weitere Produkte auf die Rechnung setzen wollen, drücken Sie unterhalb der Beschreibung des Produkts auf «Rechnungsposition hinzufügen».
- Preis des Produkts/Rabatte: Neben dem Titel des Produkts können Sie den Preis des Produktes erfassen. Wenn Sie wollen, können Sie Ihren Kunden gleich daneben auch einen Rabatt (wird in Prozent angegeben) gewähren. Dieser ist dann nur für das von Ihnen gewählte Produkt gültig. Wenn Sie auf die ganze Bestellung einen Rabatt gewähren wollen, können Sie dies unterhalb vom Subtotal tun (siehe obenstehendes Bild).
- Beschreibung des Produktes (optional): Unter dem Titel des Produkts können Sie, wenn Sie wollen, noch eine kurze Produktbeschreibung anfügen.
- Versandkosten: Unter dem Subtotal und dem «Rabatt hinzufügen» können Sie beliebige Versandkosten erfassen.
- Skonto: Sie können bis zwei Skonti hinzufügen - Dauer und Prozentsatz sind frei wählbar.
- Mehrwertsteuer: Sollten Sie einen bestimmten Mehrwertsteuersatz für Ihre Produkte haben, müssen Sie diese zuerst aktivieren. Hierzu gehen Sie in Ihr Payrexx Dashboard. In diesem können Sie unten links Einstellungen auswählen, dann klicken Sie auf «Allgemein». Unter «Allgemein» scrollen Sie weit nach unten, bis Sie zu «Steuern» gelangen. Unter «Allgemein» können Sie nun, indem Sie den Schiebebalken unter Steuern anklicken, die Mehrwertsteuer aktivieren. Dort können Sie verschiedene Mehrwertsteuersätze selbst festlegen.
- Anmerkungen (optional): Hier können Sie eine Mitteilung für Ihren Rechnungsempfänger/Kunden hinterlassen.
- Nutzungsbedingungen (optional): Wenn Sie möchten, können Sie für diese Bestellung geltenden Nutzungsbedingungen vermerken.
- Dateianhänge: Sie können bis zu drei Dateien anhängen - Dateityp PDF.
- Zahlungsanbieter: Stellen Sie ein, welche Ihrer eingerichteten Zahlungsanbieter dem Kunden/der Kundin bei dieser Rechnung zur Verfügung stehen.
- Bankverbindung: Hier können Sie Ihre Bankverbindung eintragen. Der Kunde wird, wenn Sie hier nichts eintragen, mit dem aus Ihren hinterlegten Bankdaten erstellten QR-Code die Rechnung (trotzdem) online bezahlen können. Ihr Kunde kann einen QR-Code einfach per App scannen und dann sehr schnell online bezahlen. Sie können solch einen QR-Code am Schluss der Anleitung sehen.
- Look & Feel Profil: Hier können Sie selber wählen, wie Ihre Rechnung aussehen soll. So können Sie hier für ihre Rechnung auch ihr Logo einfügen.
Wenn Sie alle benötigten Positionen ausgefüllt haben, können Sie die Rechnung oben rechts speichern und mit «weiter» zur Vorschau der Rechnung gelangen.
Im letzten Schritt finden Sie eine Vorschau und ein Link zur Zahlungsseite der Rechnung. Hier können Sie die Rechnung herunterladen, zurück zur Bearbeitung gehen oder die Rechnung abschliessen.
Wenn Sie auf «Rechnung abschliessen» drücken, erscheint ein Fenster, wo Sie letzte Einstellungen tätigen können. Klicken Sie dort auf «Abschliessen», dass die Rechnung gesendet wird. Wenn Sie die Rechnung über einen anderen Kanal versenden wollen, k önnen Sie die Checkbox frei lassen und anschliessend auf «Abschliessen» drücken.
Der Kunde/die Kundin erhält eine E-Mail, welche in diesem Design erscheint. Der Nachricht angeheftet, befindet sich die Rechnung in PDF Form.
Der Button «Rechnung online bezahlen» führt direkt zum Zahlformular, welches eine Kopie der Rechnung auf der linken Seite anzeigt und auf der rechten Seite das Formular zum Bezahlen der Rechnung. Ausserdem kann hier die Rechnung als PDF heruntergeladen werden.
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