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Benutzerverwaltung

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du in der Benutzerverwaltung Konten erstellst, die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwaltest, Rollen definierst und Rechte vergibst.

Um die Einstellungen aufzurufen, navigiere im Hauptmenü Deines Payrexx-Kontos zu Einstellungen > Benutzerverwaltung:

Je nachdem, welchen Plan Du aktiviert hast, steht Dir in Payrexx eine andere Anzahl an Benutzerkonten zur Verfügung:

Die Benutzerverwaltung in Payrexx ist in die zwei Bereiche Benutzer und Rollen aufgeteilt.

Benutzer

Dieser Bereich ist in die folgenden Kapitel aufgeteilt:

Bitte beachte, dass für jeden Benutzer zwingend eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet sein muss. Weitere Informationen findest Du im Abschnitt "Eigenen Benutzer bearbeiten".

Benutzerübersicht

Im Reiter "Benutzer" wird die Übersicht über alle erfassten Benutzerkonten angezeigt:

Übersicht über die vorhandenen Benutzerkonten

  • Der Benutzer mit dem Label ist der aktuell eingeloggte Benutzer.

  • Der Benutzer mit dem Label ist der Inhaber des Kontos. Wichtige E-Mails von Payrexx werden an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers geschickt.

Benutzer hinzufügen

Um ein neues Benutzerkonto zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen":

Erstellen eines neuen Benutzers in Payrexx

Konfiguriere das neue Benutzerkonto wie folgt:

Erfassen der Angaben zum neuen Benutzer

  1. Vorname: Erfasse den Vornamen des Benutzers. Diese Angabe ist optional.

  2. Nachname: Erfasse den Nachnamen des Benutzers. Diese Angabe ist optional.

  3. E-Mail: Erfasse die E-Mail-Adresse des Benutzers. Payrexx schickt die Einladung zur Erstellung des Benutzerkontos an diese Adresse.

  4. Benutzerrolle: Wähle die Rolle aus, die Du dem Benutzer zuteilen möchtest. Mehr zum Thema "Rollen" erfährst Du im entsprechenden Abschnitt.

Klicke auf "Einladen", um dem neuen Benutzer eine Einladung zur Eröffnung seines Benutzerkontos zukommen zu lassen.

Der neu erstellte Benutzer erhält daraufhin die folgende E-Mail:

E-Mail mit der Einladung zum Mitarbeiterkonto

Falls der eingeladene Benutzer die E-Mail nicht erhält, empfehlen wir, die Schritte aus dem entsprechenden Artikel in den Häufig gestellten Fragen zu befolgen.

Der neue Benutzer klickt auf den Einladungslink in der E-Mail:

Link zum Erstellen des Benutzerkontos

Der Benutzer klickt auf "Einladung annehmen":

Annehmen oder Ablehnen der Einladung zur Erstellung des Benutzerkontos

Zum Schluss wählt der neue Benutzer ein Passwort und schliesst die Erstellung des Kontos ab, in dem er auf die grüne Schaltfläche klickt:

Festlegen des Passworts für das neue Benutzerkonto

Bitte beachte, dass das Passwort die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Es muss mindestens 7 Zeichen lang sein.

  • Es muss mindestens einen Gross-, einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten.

Nach dem Festlegen des Passworts erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Sicherheitscode:

Sicherheitscode zur Anmeldung bei Payrexx

Der Benutzer trägt den sechsstelligen Code im entsprechenden Feld ein und klickt auf "Authentifizieren":

Login mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Das Benutzerkonto ist damit aktiviert und der Benutzer eingeloggt.

Benutzer bearbeiten

Eigenen Benutzer bearbeiten

Bewege den Mauszeiger über die Zeile Deines eigenen Benutzerkontos und klicke auf das Stift-Symbol, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen:

Bearbeiten des eigenen Benutzers in Payrexx

Im Benutzerkonto können die folgenden Einstellungen vorgenommen werden:

Einstellungsmöglichkeiten im eigenen Benutzerkonto

  1. Vorname: Ändern oder entfernen des Vornamens

  2. Nachname: Ändern oder entfernen des Nachnamens

  3. E-Mail-Adresse: Ändern der E-Mail-Adresse (die neue E-Mail-Adresse muss mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigt werden)

  4. Passwort ändern: Ändern des Passworts

  5. Mit Google verbinden: Klicke auf die Schaltfläche und folge den Anweisungen am Bildschirm, um das Benutzerkonto mit Deinem Google-Konto zu verbinden. Sobald die Verbindung eingerichtet ist, kannst Du Dich künftig ohne Eingabe eines Passworts bei Payrexx anmelden.

  6. Backup-Codes anzeigen: Zeigt die Backup-Codes an. Tipp: Bewahre die Codes so auf, dass Du jederzeit Zugriff darauf hast. Mit diesen Codes kannst Du Dich auch dann bei Payrexx anmelden, falls es mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail oder SMS nicht möglich sein sollte.

  7. Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzufügen: Optional kann eine weitere Methode zur Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzugefügt werden. Zur Auswahl stehen die Authentifizierung Authentifizierungs-App und via SMS. Weitere Informationen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung findest Du im folgenden Artikel:

Zwei-Faktor-Authentifizierung

  1. Aktueller Login-Verlauf: Klicke auf das "+"-Symbol, um die Details zu den letzten 30 Logins dieses Benutzers bei Payrexx anzuzeigen.

Anderen Benutzer bearbeiten

Es ist Benutzern mit Administratorrechten vorbehalten, andere Benutzer zu bearbeiten.

Bewege den Mauszeiger über die Zeile eines beliebigen Benutzerkontos und klicke auf das Stift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen:

Bearbeiten eines anderen Benutzers in Payrexx

Anders als bei der Bearbeitung des eigenen Benutzerkontos kannst Du in den Benutzerkonten anderer Mitarbeiter nur den Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse und die Benutzerrolle bearbeiten:

Einstellungsmöglichkeiten im Benutzerkonto einer Drittperson

Kontoinhaber ändern

Einer der in der Händleradministration hinterlegten Benutzer ist immer der Kontoinhaber. An die in diesem Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse werden wichtige Benachrichtigungs-E-Mails von Payrexx geschickt:

Der Kontoinhaber in Payrexx

Um den Kontoinhaber zu ändern, bewegst Du den Mauszeiger über denjenigen Benutzer, den Du zum neuen Kontoinhaber machen möchtest. Danach klickst Du auf das mittlere der drei Symbole:

Einen anderen Benutzer zum Kontoinhaber machen

Nur Benutzer mit Administratorrechten können den Kontoinhaber ändern.

Rollen

Eine Benutzerrolle ist eine Gruppierung von Rechten, die einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden kann. Statt jedem Benutzer einzeln Rechte zuzuweisen, definiert man Rollen und weist diese den Personen zu.

  • ✅ Benutzerrollen garantieren, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten oder Funktionen haben

  • ✅ Benutzerrollen helfen dabei, Verantwortlichkeiten zu klar regeln

  • ✅ Benutzerrollen stellen sicher, dass die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.

Dieser Bereich ist in die folgenden Kapitel aufgeteilt:

Benutzerrolle erstellen

Klicke im Reiter "Rollen" auf "Benutzerrolle hinzufügen", um eine neue Rolle zu erstellen:

Erstellen einer neuen Benutzerrolle

Lege fest, welche Berechtigungen Du Benutzerkonten, die dieser Rolle zugewiesen werden, geben möchtest. Das folgende folgende Beispiel zeigt die mögliche Konfiguration einer Rolle für einen Mitarbeiter aus dem Marketing- und Kommunikationsteam:

Festlegen der Berechtigungen innerhalb einer Benutzerrolle

  1. Name der Rolle: Vergib für die Rolle einen beliebigen Namen.

  2. Beschreibung: Erfasse optional eine Beschreibung für die Rolle.

  3. Diese Rolle besitzt alle Rechte: Aktiviere den Regler, wenn du möchtest, dass die Rolle über sämtliche Rechte verfügt. Lass ihn deaktiviert, wenn Du die Rechte für die verschiedenen Bereiche in Payrexx einzeln vergeben möchtest.

  4. Keine Berechtigung: Wähle diese Option für Bereiche, die Du für Mitarbeiter dieser Rolle sperren möchtest.

  5. Nur anzeigen: Wähle diese Option für Bereiche, die Mitarbeiter dieser Rolle sehen, aber nicht bearbeiten dürfen sollen.

  6. Bearbeiten: Wähle diese Option für Bereiche, die Mitarbeiter dieser Rolle bearbeiten dürfen sollen.

Klicke auf die grüne Schaltfläche "Hinzufügen", um die Benutzerrolle zu erstellen.

Benutzerrolle bearbeiten oder löschen

Bewege den Mauszeiger über die Zeile der Rolle, die Du bearbeiten oder löschen möchtest und wähle die gewünschte Aktion:

Bearbeiten und Löschen von Benutzerrollen

  1. Bearbeiten: Klicke auf das Symbol mit dem Stift, um die Rolle im Bearbeitungsmodus zu öffnen.

  2. Löschen: Klicke auf das Symbol mit dem Eimer, um die Rolle zu löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bitte beachte, dass die Rolle "Administrator" nicht gelöscht werden kann.

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