Invoice
Erfahre in diesem Artikel, wie Du mit dem Tool "Invoice" einfach und schnell digitale Rechnungen erstellen und per E-Mail an Deine Kunden versenden kannst.
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Erfahre in diesem Artikel, wie Du mit dem Tool "Invoice" einfach und schnell digitale Rechnungen erstellen und per E-Mail an Deine Kunden versenden kannst.
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Invoice ist neben Pages, Paylink, QR Pay, Terminal und Donation eines der sechs E-Commerce-Tools von Payrexx, die Händler dabei unterstützen, ihre Produkte zu verkaufen und Zahlungen zu empfangen.
Mit dem Tool "Invoice" erstellst Du im Handumdrehen Rechnungen, die Du per E-Mail an Deine Kunden schicken kannst. Die Kunden können ihre Rechnungen bequem mit einigen wenigen Klicks online bezahlen.
Bitte beachte, dass Du bei Payrexx eingeloggt sein musst, bevor Du beginnst. Falls Du noch kein Konto hast, registriere Dich bitte bei Payrexx.
Führe in der Händler-Administration Deines Payrexx-Kontos die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen:
Navigiere im Hauptmenü zu Invoice.
Klicke oben rechts auf die grüne Schaltfläche "Erstellen".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du verschiedene Einstellungen zur Rechnung vornehmen kannst. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind gegliedert in die Themen Empfänger und allgemeine Parameter, Rechnungspositionen sowie Anmerkungen, Dateianhänge und Einstellungen.
In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:
Empfänger: Klicke ins Feld und erfasse den Namen, die Anschrift und die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers.
Rechnungsdatum: Lege fest, von welchem Tag die Rechnung datiert.
Fällig in: Definiere, innerhalb wie vieler Tage die Rechnung beglichen werden soll.
Periode der Leistung: Erfasse den Zeitraum, auf den sich die in Rechnung gestellte Leistung bezieht. Du kannst das Feld auch nutzen, um das Lieferdatum anzugeben. In diesem Fall füllst Du einfach nur eines der beiden Felder aus.
Sprache: Wähle die Sprache der Rechnung aus. Es stehen diejenigen Sprachen zur Auswahl, die Du in den Einstellungen hinterlegt hast.
In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:
Titel und Beschreibung: Wähle einen aussagekräftigen Titel für das Produkt oder die Dienstleistung, die in Rechnung gestellt wird. Optional kannst Du unter Produktbeschreibung weitere Informationen hinzufügen. Durch Klick auf "Rechnungspositionen hinzufügen" kannst Du weitere Produkte oder Dienstleistungen erfassen, die auf der selben Rechnung erscheinen sollen.
Anzahl: Lege für jede Rechnungsposition fest, um wie viele Einheiten es sich handelt.
Preis: Definiere den Preis der jeweiligen Rechnungsposition.
Rabatt: Gewähre dem Kunden optional einen Rabatt – entweder prozentual oder in Form eines fixen Betrages.
Steuer: Wähle den Mehrwertsteuersatz aus. Es stehen diejenigen Sätze zur Verfügung, die Du in den allgemeinen Einstellungen hinterlegt hast.
Versandkosten: Füge optional einen Fixbetrag für die Versandkosten hinzu.
Applikationsgebühr: Erfasse optional eine Applikationsgebühr in Form eines Fixbetrages.
Skonto: Gewähre dem Kunden optional ein Skonto, sprich einen prozentualen Preisnachlass bei frühzeitiger Bezahlung.
In diesem Abschnitt kannst Du die folgenden Einstellungen vornehmen:
Mitteilung an Empfänger: Erfasse optional eine Mitteilung an den Rechnungsempfänger. Der Text erscheint auf der Rechnung unterhalb des Betreffs.
Nutzungsbedingungen: Erfasse optional Nutzungsbedingungen. Diese Informationen erscheinen auf der Rechnung unterhalb des Totalbetrages und der Zahlungsfrist.
Dateianhänge: Lade optional bis zu drei Anhänge in PDF-Form hoch. Die Dateien werden als Anhänge zusammen mit der Rechnung versendet.
Zahlungsanbieter: Wähle aus, über welche(n) Zahlungsanbieter der Kunde seine Rechnung begleichen können soll.
Bankverbindung: Erfasse Deine Bankverbindung, damit der Kunde eine Überweisung vornehmen kann. Wenn Du das Feld leer lässt, kann der Kunde trotzdem bezahlen, indem er den QR-Code auf der Rechnung verwendet, der die in Deinem Payrexx-Konto hinterlegten Bankdaten beinhaltet.
Look & Feel Profil: Wähle das Design aus, in dem die Rechnung gestaltet sein soll. Es stehen die unter Look & Feel hinterlegten Profile zur Auswahl.
Vergiss nicht, auf "Speichern" zu klicken, um die Rechnung zu erstellen.
Payrexx gibt Dir die Möglichkeit, die erstellte Rechnung zu überprüfen, bevor Du sie dem Kunden zustellst:
Rechnung herunterladen: Lade die Rechnung als PDF herunter.
Anzeigen: Öffne und überprüfe die Bezahlseite, so wie sie dem Kunden auch angezeigt werden wird.
Bearbeiten: Nimm letzte Anpassungen an der Rechnung vor, bevor Du sie versendest.
Rechnung abschliessen: Alles in Ordnung? Dann klicke auf die grüne Schaltfläche. Es erscheint danach ein Fenster, in dem Du letzte Einstellungen vornehmen kannst. Klicke dort auf "Abschliessen", um die Rechnung zu versenden.
Falls Du die Rechnung über einen anderen Kanal versenden möchtest, lass die Checkbox leer und klicke danach auf "Abschliessen".
Der Kunde erhält eine E-Mail, in deren Anhang sich die Rechnung als PDF befindet.
Durch Anklicken des Buttons "Rechnung online bezahlen" landet der Kunde direkt auf der Bezahlseite. Dort wird auf der linken Seite die eigentliche Rechnung angezeigt, während sich auf der rechten Seite das Formular zum Bezahlen befindet. Ausserdem kann die Rechnung als PDF heruntergeladen werden:
