Invoice
Mit dem Tool "Invoice" können einfach und schnell digitale Rechnungen erstellt und per E-Mail an Kunden versendet werden.
Die Kunden, die eine über das Tool "Invoice" versandte Rechnung erhalten, können diese unkompliziert mit einigen wenigen Klicks bezahlen.
Erstellen einer Rechnung
Um zu starten, logge Dich in Dein Payrexx-Konto, klicke im Hauptmenü auf "Invoice" und dann auf "Erstellen"
Die folgenden Informationen kannst Du beliebig anpassen:
Empfänger und allgemeine Parameter
Empfänger: mit einem Klick ins leere Feld den Namen, die Anschrift und die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers erfassen
Rechnungsdatum: erfassen, an welchem Tag die Rechnung gestellt wurde
Fällig in: das Fälligkeitsdatum der Rechnung auswählen
Periode der Leistung: auswählen, in welchem Zeitraum die Leistung gültig sein soll (das Feld kann auch benutzt werden, das Lieferdatum anzugeben)
Sprache: auswählen, in welcher Sprache die Rechnung dem Kunden angezeigt werden soll
Rechnungspositionen
Titel und Beschreibung: Angabe des Produkts oder der einzelnen Rechnungsposition (weitere Rechnungspositionen können durch Klick auf "Rechnungsposition hinzufügen" erfasst werden) sowie optional einer Produktbeschreibung
Anzahl: Anzahl, um wie viele Einheiten der jeweiligen Rechnungspositionen es sich handelt
Preis: Kosten der jeweiligen Rechnungsposition
Rabatt: Optionale Möglichkeit, dem Kunden einen Rabatt zu gewähren (wahlweise prozentual durch Abzug eines Fixbetrags)
Steuer: Auswahl des gewünschten Mehrwertsteuersatzes (falls Du einen Satz angeben möchtest, der in der Auswahl fehlt, musst Du diesen zuerst aktivieren)
Versandkosten: Erfassung der Versandkosten (optional)
Applikationsgebühr: Erfassung einer Applikationsgebühr (optional)
Skonto: Gewährung von Skonto, sprich ein prozentualer Preisnachlass bei frühzeitiger Bezahlung (optional)
Anmerkungen, Dateianhänge und Einstellungen
Mitteilung an Empfänger: Erfassen weiterer Informationen oder einer Mitteilung an den Rechnungsempfänger (optional)
Nutzungsbedingungen: Erfassen von Nutzungsbedingungen (optional)
Dateianhänge: Möglichkeit, bis zu drei Anhänge in PDF-Form hochzuladen, die zusammen mit der Rechnung versendet werden sollen (optional)
Zahlungsanbieter: Auswahl, über welche(n) Zahlungsanbieter der Kunde seine Rechnung begleichen können soll
Bankverbindung: Möglichkeit zur Erfassung einer Bankverbindung zur Begleichung der Rechnung. Wird das Feld leer gelassen, kann der Kunde die Rechnung trotzdem bezahlen, indem er den QR-Code auf der Rechnung verwendet und der die in Deinem Payrexx-Konto hinterlegten Bankdaten beinhaltet.
Look & Feel Profil: Auswahl des Designs, in dem die Rechnung gestaltet sein soll
Vergiss nicht, auf "Speichern" zu klicken, um die Rechnung zu erstellen.
Überprüfen und abschliessen der Rechnung
Payrexx gibt Dir die Möglichkeit, die erstellte Rechnung zu überprüfen, bevor Du sie dem Kunden zustellst:
Rechnung herunterladen: Möglichkeit, die Rechnung als PDF herunterzuladen
Anzeigen: Öffnen und überprüfen der Bezahlseite, so wie sie dem Kunden auch angezeigt werden wird
Bearbeiten: Möglichkeit, an der Rechnung noch letzte Anpassungen vorzunehmen
Rechnung abschliessen: Alles in Ordnung? Dann kann die Rechnung nun erstellt werden. Nach dem Klick auf den Button erscheint ein Fenster, in dem Du letzte Einstellungen vornehmen kannst. Klicke dort auf "Abschliessen", um die Rechnung zu versenden. Wenn Du die Rechnung über einen anderen Kanal versenden möchtest, kannst Du die Checkbox leer lassen und danach auf "Abschliessen" klicken.
Rechnung aus Kundensicht
Der Kunde erhält eine E-Mail, in dessen Anhang sich die Rechnung als PDF befindet.
Der Button "Rechnung online bezahlen" führt direkt zur Bezahlseite. Dort wird auf der linken Seite die eigentliche Rechnung angezeigt, während sich auf der rechten Seite das Formular zum Bezahlen befindet. Ausserdem kann die Rechnung als PDF heruntergeladen werden.
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